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Comunicazione Sincrona vs Asincrona: la sfida con due vincitori

Comunicazione Sincrona vs Asincrona: si è trattato davvero di una sfida?
Nei due post precedenti
ti ho esposto le caratteristiche di 2 modelli comunicativi molto diversi utilizzati in particolare nella gestione della attività lavorative.
Alla fine di questo approfondimento poteva apparire chiaro quanto i vantaggi di un modello comunicativo asincrono lo rendessero di gran lunga più produttivo dell’altro, in primo luogo perché capace di mantenere alto il livello di attenzione, in quanto più snello dal punto di vista di possibili distrazioni, in secondo luogo perché assolutamente più in linea con la gestione di un’attività in smartworking che richiede una diversa pianificazione del lavoro che punti sulla qualità dei contenuti nella comunicazione.
Non è che i contenuti non siano importanti nel modello Sincrono, ma è chiaro che velocità richiesta da questo modello spesso non contempla tempi di riflessione particolarmente lunghi.
Alla fine di questo confronto, applicando le nozione apprese al tuo contesto professionale, avrai sicuramente compreso quale sia il modello prevalente nella tua azienda e quali siano eventualmente le azioni per cambiarlo.
Ma la conclusione sorprendente è che questa sfida non conosce un vincitore assoluto, quanto piuttosto 2 vincitori che vanno premiati in momenti diversi, a seconda dei contesti, soprattutto se alternati.
Ebbene sì, c’è bisogno di entrambi!
La variabile che ha messo in discussione l’assoluta validità di un modello a scapito di un altro è l’elemento umano, questo in due diverse accezioni:
  • Le persone sono diverse e hanno inclinazioni e modalità di comunicazioni diverse
  • Il rischio di una prevalenza di modello asincrono è che si perda il contatto umano, il valore della relazione.
Per evitare di ignorare questo aspetto fondamentale e sottovalutarne le conseguenze ti indico una serie di suggerimenti volti a mantenere vivo il rapporto umano tra i componenti di un team quando si rischia che un modello di Comunicazione Asincrona possa allontanare le persone:
– fissare un incontro periodico tra team e supervisore per discutere i progetti, condividere idee, rivedere gli obiettivi.
– organizzare delle occasioni di incontro tra tutti i componenti di un team, magari in outdoor, in cui possano lavorare in un contesto nuovo e tutti insieme, dove si condividono anche momenti relazionali importanti e il mentore può aiutare le persone nuove a integrarsi con gli altri.
– finanziare un ambiente di lavoro – ad esempio un co – working – dove le persone possano recarsi per non lavorare necessariamente tutti i giorni da casa e avere l’occasione di incontrare colleghi.
In generale questi sono i 5 casi in cui ti consiglio di prediligere un modello sincrono:
  1. Vuoi costruire un rapporto con le persone (ad esempio, un incontro individuale o di gruppo).
  2. È necessario fornire un feedback critico o discutere altri argomenti sensibili.
  3. Hai molte incognite e vuoi fare un brainstorming di idee e soluzioni diverse.
  4. Ci sono molte variabili in movimento e si desidera portare rapidamente tutti sulla stessa pagina, ad esempio tramite una riunione di avvio del progetto.
  5. Si verifica una crisi che richiede un’attenzione immediata, ad esempio un server si blocca. Usa Telegram con le notifiche sempre attive solo per comunicazioni di emergenza.
Al di fuori di questo casi la Comunicazione Asincrona è sinonimo di produttività: la comunicazione sincrona deve essere l’eccezione, non la regola!
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Tutti i segreti della Comunicazione Asincrona per il successo delle tue performance!

Il successo delle tue performance è fortemente legato a 2 fattori imprescindibili: il tempo e il risultato.
Il primo non puoi permetterti di perderlo il secondo deve rispondere a standard definiti, al di sotto dei quali può considerarsi scarso o nullo.
Nella nostra analisi sulla Comunicazione Sincrona (non perdere il post se la scorsa settimana ti è sfuggito) abbiamo visto ad uno ad uno gli svantaggi di una modalità comunicativa che incide molto sull’organizzazione non solo delle attività
professionali, ma spesso dell’intero spazio della giornata, invadendo anche la sfera privata.
Questo non deve accadere.
Per questo oggi voglio svelarti tutti i segreti di un modello di Comunicazione più snello: quello asincrono.
Molte aziende stanno comprendendo il valore di questo modello misurando in primo luogo i vantaggi riscontrati dai dipendenti dopo aver dato loro una maggiore autonomia nella gestione della Comunicazione nel team.

Partiamo!

  • I collaboratori sono più felici, e anche più produttivi – non a caso – se non ci sono orari di lavoro rigidi o comunque impostati. Possono decidere in autonomia come impostare le proprie giornate non solo in base alle proprie necessità logistiche ma anche al proprio bioritmo. Figli da seguire? Traffico da evitare? Primo mattino da dedicare alla meditazione o alla ginnastica per cominciare al meglio la giornata? Con un modello Asincrono è possibile. Inoltre questa modalità comunicativa tiene conto dei momenti più produttivi a livello individuale che sono diversi per ciascuno. Hai presente quelle persone che rendono di più studiando di notte? E invece quelli che vanno come treni dalle 5 del mattino alle 12? Ecco questo si intende per bioritmo. Ognuno conosce i propri tempi di lavoro e i momenti di massimo rendimento.
  • Il livello di comunicazione asincrona prevede una minor velocità, a vantaggio della qualità della Comunicazione. Quando non si ha la necessità di rispondere all’istante si evitano con maggiore facilità le risposte istintive e si punta su quelle più ragionate. Inoltre il risultato è vantaggioso anche in termini di completezza delle informazioni – risposte, in quanto si risponde quando si è pronti e spesso quando si ha una visione complessiva della situazione. Avere il tempo di riflettere è il giusto preludio a risposte efficaci.
  • L’assenza di contemporaneità – o quasi – porta a una migliore pianificazione delle attività, che, a sua volta, è all’origine di condizioni di lavoro meno stressanti. Quando non ci sono le cosiddette richieste Asap – as soon as possible – (ovvero ora!) è possibile una pianificazione avanzata perché le persone possono contare su un maggior carico di attenzione e concentrazione. La qualità del lavoro risulta essere notevolmente superiore.
  • Le full immersion sono indisturbate a vantaggio del rendimento. Il lavoro può essere svolto con maggiore intensità e meno superficialità perché non si è guidati dalla necessità di rispondere in fretta a mille urgenze. Si può tornare al lusso di controllare i messaggi in 1-3 volte al giorno invece che passare continuamente da un messaggio all’altro.
  • Uguaglianza nel fuso orario: la comunicazione tra collaboratori divisi dai confini nazionali con fuso orario diventa più facile ed equa nella misura in cui nessuno è in svantaggio informativo rispetto ad altri.

Insomma non hai dubbi su quale sia il modello di comunicazione più efficace adesso!

E invece no!
Conserva ancora qualche dubbio perché non è come pensi, non tutto almeno!
Ma anche qui appuntamento al prossimo post per completare l’approfondimento su Comunicazione Sincrona e Asincrona.
Colpo di scena, preparati!
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Produci di più da remoto? Merito della Comunicazione Asincrona

Produci di più da remoto?
Allora sei al centro del dibattito più acceso del momento!
Ti chiedi come mai a questo punto della vita professionale scopri di rendere molto – più di prima – nella tua attività, senza recarti in ufficio?
È tempo di parlare della Comunicazione Asincrona.
Un’importante percentuale delle professioni del presente richiede competenze e strumenti a cui attingere senza l’obbligo della presenza fissa nell’ambiente fisico di lavoro.
I trascorsi mesi di smartworking – homeworking in questo caso – hanno contributo ad aprire gli occhi su tutta una serie di elementi a vantaggio del lavoro in formula smart, ma ancora non ho sentito il giusto merito riconosciuto allo strumento che maggiormente ha reso possibile tutto questo: la Comunicazione Asincrona.
Tra i vantaggi dello smartworking sono stati annoverati il risparmio economico per gli spostamenti e i pasti fuori casa, l’evitamento dello stress del pendolarismo, la qualità del tempo trascorso in famiglia grazie a un aumento della quantità e della serenità di gestire al meglio il proprio tempo.
Oggi voglio mostrarti come tutti questi vantaggi non siano una conseguenza casuale e fortunata del caso, ma sono possibili grazie alla possibilità di applicare una Comunicazione Asincrona.
Partiamo dal capire cosa sia.
La comunicazione asincrona si verifica quando inviamo un messaggio senza aspettarci che la risposta arrivi in tempo reale o in tempi comunque brevissimi.
Al contrario, ovviamente, la Comunicazione Sincrona è quando si invia un messaggio e si ottiene in pochi minuti una risposta.
Ma se l’improvvisa scoperta dei vantaggi della Comunicazione Asincrona ha reso tutti più felici e soddisfatti, cosa c’era di profondamente sbagliato nel modo di lavorare sincrono?
Cosa c’è di sbagliato nello svegliarsi al mattino e aprire le chat di lavoro prima di mettere i piedi giù dal letto?
Cosa non convince della capacità di stare in una riunione e contemporaneamente gestire mail, chat interne e urgenze emerse?
Prima di decantare i vantaggi di un sistema di Comunicazione scientificamente riconosciuto come più produttivo, è importante capire i limiti del Sistema che andiamo a “smontare”, quello sincrono.
Vuoi sapere cosa ti sottrae una modalità di lavoro basata su un modello di Comunicazione Sincrona?
Eccoti accontentato:
  • Continuità. Sei soggetto a interruzioni incessanti che non ti consentono di fare progressi significativi sui progetti che stai seguendo. Le interruzioni frammentano l’attenzione e non ti consentono di andare a fondo a quello che stai facendo: scrivere, interpretare, pianificare, valutare, risoluzione di problemi, tutte attività che richiedono un impegno intellettivo profondo e concentrato. La comunicazione sincrona rende impossibile la continuità di concentrazione su queste attività.
  • Produttività: ti viene chiesto di essere connesso, reperibile, raggiungibile in ogni istante. Chi paga il prezzo di questa infinita disponibilità? Il tuo livello di produttività che passa in secondo piano a vantaggio della tua connettività. Per evitare di perdere le conversazioni in tempo reale, le comunicazioni dell’ultimo secondo buttate lì in chat, sei portato ad essere sempre sempre connesso. Se ti disconnetti rischi di perdere tutto quello che accade mentre non ci sei e quindi sei perennemente on line. Questo danneggia non solo al produttività ma anche il tuo benessere mentale.
  • Serenità: questa modalità di connessione ininterrotta genera molto stress, perché si trascorre gran parte del tempo a rispondere alle domande piuttosto che a sviluppare i punti della propria agenda di lavoro. Questo lavoro trascurato, rallentato dalla connessione continua, va comunque poi ultimato. In che modo? Di fretta naturalmente. Questo genera pressione, stress, frustrazione.
  • Qualità: quando devi gestire il tuo tempo di lavoro tra un’interruzione e l’altra – paradossalmente il lavoro diventa l’interruzione dell’interruzione – può capitare con una certa frequenza di non dedicare il giusto tempo alla qualità dei contenuti che trasmetti con le tue risposte. Questo è un male pericoloso.
Stop per oggi!
Spunti di riflessione fin qui non mancano.
Prossimo step entriamo nel vivo dei vantaggi del modello asincrono, che ti consentirà di lavorare con più qualità e serenità.
Come meriti!
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